Was ist eine elektronische Rechnung?

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Während in der EU-Richtlinie 2010/45/EU und im daraus resultierenden Steuervereinfachungsgesetz 2011 noch ganz allgemein von Rechnungen die Rede ist, die „in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen“ werden, hat die Gesetzgebung der folgenden Jahre den Begriff der elektronischen Rechnung deutlich konkretisiert. Die für die elektronische Rechnungsverarbeitung maßgebliche und für die deutsche Gesetzgebung verbindliche EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen definiert die elektronische Rechnung als „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Die daraus hervorgehende nationale Gesetzgebung (Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, veröffentlicht am 10. April 2017) folgt diesem Ansatz und so gilt von nun an:

„Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

  1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
  2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.“

Was sind unstrukturierte elektronische Rechnungen?

Papierbasierte Rechnungen, die eingescannt wurden, sind vergleichbar mit Bildern und somit für Computer inhaltlich zunächst nicht verwertbar. Zwar können gescannte Rechnungen mittels OCR-Erkennung für die Maschine lesbar gemacht werden, jedoch liegen auch dann die Daten lediglich in unstrukturierter Weise vor und ein EDV-System kann nicht klar zwischen den einzelnen Rechnungsbestandteilen unterscheiden. Letzteres gilt auch für Rechnungen, die bereits jetzt schon elektronisch, jedoch auf „herkömmliche Weise“ erstellt werden (z.B. als PDF-Datei oder als Text einer E-Mail).

Was ist ein strukturiertes elektronisches Format?

Rechnungen, die gemäß der neuen Gesetzgebung in einem elektronisch strukturierten Format eingehen, sind hingegen so aufgebaut, dass ein computerbasiertes Rechnungsverarbeitungssystem die Rechnungsdaten automatisiert erfassen kann. Dafür werden die Daten in einer ganz bestimmten Struktur geliefert, die der Rechnungseingangssoftware bekannt sein muss. Klassischerweise wird in der EDV hierfür die XML (Extensible Markup Language) verwendet, in der Rechnungsdaten hierarchisch strukturiert dargestellt werden können. Stark vereinfacht würde eine Rechnung folgendermaßen aussehen:

<rechnung>
   <rechnungsteller>
      Name des Lieferanten
   </rechnungssteller>
   <iban>
      DE12 1234 1234 1234 1234 56
   </iban>
   <betrag>
      9999,99
   </betrag>
...
</rechnung>

Auf diese Weise kann eine Rechnungsverarbeitungssoftware, die mit diesem Rechnungsformat vertraut ist, klar zwischen den einzelnen Rechnungsbestandteilen unterscheiden und die Daten zur weiteren Verarbeitung übernehmen.

Europaweit in Form durch eine Norm!

Damit ein solches Verfahren mittels strukturierter Rechnungen funktioniert, müssen sich die Beteiligten auf gemeinsame Formate zum Rechnungsaustausch verständigen. Für diesen Zweck wurde bereits mit der Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Artikel 3 festgelegt, dass die Europäische Normungsorganisation (CEN) mit der Entwicklung einer europäischen Norm beauftragt wird. Diese Norm (EN 16931) wurde am 28. Juni 2017 veröffentlicht und stellt somit einen europäischen Standard zum Austausch von elektronischen Rechnungen bereit.

Ein Referentenentwurf für eine E-Rechnungs-Verordnung, welche das Bundesministerium des Inneren am 22. Juni 2017 veröffentlicht hat, greift diese Norm auf und legt fest, dass elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zukünftig nur noch in Formaten gestellt werden dürfen, welche auf der EN 16931 beruhen. Konkret wird hierfür das Format der XRechnung genannt, aber auch andere Formate, wie ZUGFeRD (in der neu geplanten Version ZUGFeRD 2.0) entsprechen der EN 16931 und sind somit zulässig und müssen von der öffentlichen Verwaltung als Rechnungsempfänger verarbeitet werden.

Kategorien: Bildung und Forschung

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