E-Rechnungen an Hochschulen – Was genau sagen eigentlich die Gesetze?

Keine Kommentare

Beschäftigt man sich mit elektronischer Rechnungseingangsverarbeitung, stolpert man zwangsläufig über eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen. Dieser Beitrag liefert Ihnen einen Wegweiser durch den Paragraphendschungel!

Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011

Am Anfang war das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahre 2011. Es setzt eine entsprechende EU-Richtlinie um (2010/45/EU) und ergänzte das Umsatzsteuergesetz (UStG § 14 Abs. 1) um die Passage:

„Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“

Damit wurde die elektronische Rechnung der herkömmlichen Papierrechnung gleichgestellt und der Weg für den elektronischen Rechnungsaustausch war geebnet.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU

Treiber hinter der weiteren Gesetzgebung war die EU-Kommission, welche mit der viel zitierten Richtlinie 2014/55/EU den Rahmen und den Zeitplan für die Mitgliedsstaaten verbindlich vorgab. Folgende drei Weichenstellungen sind dabei entscheidend:

  1. Das strukturierte Rechnungsformat wird verbindlich (Lesen Sie dazu auch “Was ist eine elektronische Rechnung?”). Damit der Austausch von strukturierten E-Rechnungen auch praktisch umsetzbar ist, wurde die Europäische Normungsorganisation (CEN) mit der Entwicklung einer entsprechenden Norm beauftragt (Artikel 3). Diese europäische Norm (EN 16931) ist seit dem 28. Juni 2017 einsehbar und wurde (etwas später als vorgesehen) am 17. Oktober 2017 im europäischen Amtsblatt veröffentlicht.
  2. Öffentliche Auftraggeber werden verpflichtet, alle elektronischen Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten (Artikel 7). Allerdings gilt diese Verpflichtung nur für Rechnungen, die im Rahmen von Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte erstellt wurden (Artikel 1). Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt dieser seit 01.01.2018 bei 221.000 EUR.
  3. Die Richtlinie sollte ursprünglich am 27. November 2018 in Kraft treten. Jedoch wurde diese Frist in Artikel 11, Absatz 2 zusätzlich vom Zeitpunkt der Veröffentlichung der Norm EN 16931 abhängig gemacht. Da diese einige Monate verzögert im europäischen Amtsblatt erschien, haben sich auch die Umsetzungsfristen nach hinten verschoben. Die endgültige und verbindliche Frist wurden schließlich mit der Norm veröffentlicht und fällt auf den 18. April 2019 (siehe Artikel 2 des Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870). Diese Frist würde allerdings nur für die Behörden des Bundes, also zum Beispiel den Bundesministerien gelten – warum diese dennoch früher nämlich zum 27. November 2018 umsetzungsverpflichtet sind erfahren Sie weiter unten. Den sogenannten „subzentralen öffentlichen Auftraggebern“, wozu auch die Hochschulen gehören, wurde eine erweiterte Frist eingeräumt, so dass diese erst zum 18. April 2020 elektronische Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie annehmen müssen.

Die Verarbeitungsverpflichtung von E-Rechnungen gemäß dem deutschen E-Rechnungsgesetz

Eine EU-Richtlinie ist zwar verbindlich für alle Mitgliedsstaaten, allerdings gilt sie nicht unmittelbar. Die Inhalte müssen zunächst in nationale Gesetze umgesetzt werden, bevor sie tatsächlich in Kraft treten. Genau dies geschieht im sogenannten E-Rechnungsgesetz, welches am 10. April 2017 endgültig veröffentlicht wurde. Genau genommen heißt das Gesetz Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen und beschließt Änderungen des „E-Government-Gesetzes“.

Während das E-Rechnungsgesetz zunächst scheinbar einfach nur die EU-Richtlinie umsetzt, geht es doch in einigen Punkten über die EU-Regelung hinaus.

  1. Zum einen weitet das E-Rechnungsgesetz in Artikel 1 Abs. 1 die Gültigkeit auf alle Rechnungen aus, die im Rahmen von öffentlichen Aufträgen gestellt wurden – also unabhängig von den EU-Schwellenwerten!
  2. Des Weiteren wird der zeitliche Rahmen, den die EU-Richtlinie den Mitgliedsstaaten lässt, nicht vollständig genutzt. Da das E-Rechnungsgesetz bereits vor der Veröffentlichung der Norm EN 16931 verabschiedet wurde, tritt gemäß Artikel 3 Abs. 2 die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsempfang für Bundesbehörden bereits wie ursprünglich angedacht am 27.11.2018 in Kraft.
  3. Schließlich wird in Artikel 1 Abs. 3 die Bundesregierung dazu ermächtigt, weitere Vorschriften zur elektronischen Rechnungsverarbeitung ohne erneute Gesetzgebung zu erlassen. Auf dieser Basis veröffentlichte das Bundesinnenministerium dann auch am 22. Juli 2017 einen Referentenentwurf für eine E-Rechnungs-Verordnung, welcher am 6. September 2017 vom Bundeskabinett abgesegnet wurde und die Anwendung des E-Rechnungsgesetzes weiter präzisiert.

Aber Achtung! Das E-Rechnungsgesetz sowie die E-Rechnungs-Verordnung gelten nur für die öffentliche Verwaltung, die direkt dem Bund unterstellt ist und somit nicht für Hochschulen! Hochschulen unterliegen der jeweiligen Landesgesetzgebung und auf dieser Ebene gibt es von einigen Entwürfen abgesehen noch keine verabschiedeten Gesetze. Zwar ist es wahrscheinlich (und im Sinne einer einheitlichen Regelung auch zu hoffen), dass sich die jeweiligen Landesgesetze nicht wesentlich von den Regelungen auf Bundesebene unterscheiden, es bleibt jedoch abzuwarten, wie die Länder die Umsetzung der EU-Richtlinie ausgestalten. Spätestens bis zum 18.04.2020 müssen diese verabschiedet sein. Versäumt ein Bundesland die fristgemäße Umsetzung der EU-Richtlinie, gilt diese übrigens wie eine EU-Verordnung unmittelbar.

Die Verpflichtung zur Erstellung von E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO)

Ein paar weitere Überraschungen gab es durch die Verabschiedung der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) im September 2017. In dieser verbindlichen Rechtsverordnung wird zum einen der Datenaustauschstandard „XRechnung“ als Standard zum Rechnungsaustausch festgelegt und erhält somit den Vorzug vor dem ZUGFeRD-Format. Allerdings müssen die Verwaltungen auch alle übrigen Formate, welche die EU-Norm EN 16931 umsetzen, annehmen. Dadurch bleibt auch das ZUGFeRD-Format eine Option für Rechnungssteller, sofern sie auf das normkonforme ZUGFeRD 2.0-Format zurückgreifen.

Viel entscheidender ist aber § 3 der Verordnung. Dieser sieht eine Verpflichtung der Rechnungssteller zur elektronischen Form ab November 2020 vor. Das bedeutet, dass eine Vielzahl an Rechnungen in elektronisch-strukturierter Form gestellt werden müssen. Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 benannt, z.B. Rechnungen, welche nach der Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 € gestellt werden (damit übrigens gemäß § 14 der Unterschwellenvergabeordnung).

§ 4 E-Rech-VO führt zudem weiter aus, dass diese Rechnungen über ein elektronisches Verwaltungsportal übermittelt werden müssen, zu welchem jeder Rechnungssteller über ein entsprechendes Nutzerkonto verfügen muss. Rechnungen, die formal nicht in Ordnung sind, würden auf diese Weise sofort und automatisiert abgelehnt werden.

Auch hier gilt es jedoch wieder zu beachten, dass diese Regelungen nur auf Bundesebene und somit nicht für Hochschulen gültig sind. Aller Voraussicht nach werden die Länder eigene Verwaltungsverordnungen verabschieden, welche die jeweilige Gesetzgebung präzisieren. Welche Rolle die Formate ZUGFeRD und XRechnung dabei jeweils spielen, ob auch hier die Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet werden und ob auch auf Ebene der Länder die Rechnungen über ein zentrales Rechnungsportal übermittelt werden sollen, bleibt abzuwarten.

Zusammengefasst!

Ab April 2020 müssen alle deutschen Hochschulen elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten annehmen und elektronisch verarbeiten. Die weitere Ausgestaltung ist an vielen Stellen noch nicht geregelt. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass die Bundesgesetze und -verordnungen als Vorlagen für die Landesgesetzgebung dienen werden. Somit kommt voraussichtlich Anfang 2022 auch für die Lieferanten eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Spätestens dann wird die strukturierte E-Rechnung gemäß der EU-Norm EN16931 zum Regelfall an deutschen Hochschulen.

Kategorien: Bildung und Forschung

Hinterlasse einen Kommentar