Digitale Transformation: Warum IT-Einführungsprojekte eigentlich Reorganisationsprojekte sind (Teil 3 von 3)

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Bevor wir in unserem letzten Beitrag (Teil 3) Herausforderungen und Erfolgsfaktoren von IT-Einführungsprojekten vorstellen, wollen wir auf die Inhalte der vorherigen Teile zurückblicken:
In Teil 1 haben wir betont, dass Organisationsprobleme nicht einfach „wegdigitalisiert“ und nachhaltige Veränderungen erzwungen werden können, sondern dass Probleme dort behoben werden müssen, wo sie entstehen: in der Organisationskultur.

In Teil 2 haben wir Ihnen sechs wichtige Schritte aufgezeigt, die für eine erfolgreiche Einführung von Campus Management Systemen an Hochschulen stehen und IT-Systemeinführungsprojekte aufgrund der Wechselwirkungen zwischen der prozessualen und der informationstechnischen Ebene unbedingt als integrierte Reorganisations- und IT-Projekte zu sehen sind.

Das Projektende bedeutet jedoch nicht, dass keine weiteren Arbeiten im Rahmen des Projekts notwendig sind. Neben der Anpassung von Aufbau- und Ablauforganisation müssen Support-, Service- und Governance-Strukturen eingerichtet werden, die für die Aufrechterhaltung aller Systemfunktionen, die Beseitigung von Komplikationen sowie der fortlaufenden Systemverbesserung verantwortlich sind. Erst dann ist ein langfristiger und zufriedenstellender Betrieb des Systems gewährleistet.

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei CMS-Projekten

Lösen Sie sich von dem Gedanken, dass die Einführung eines CMS in Ihrer Hochschule reibungslos verlaufen wird. Einführungsprojekte verlaufen nie reibungslos – ganz unabhängig davon, welches System Sie einführen. Denn auch bei akribischster Planung gibt es Unwägbarkeiten, die das Projekt negativ beeinflussen können. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es wichtig, allen Beteiligten die Existenz der Risiken bewusst zu machen und gemeinsam hochschulindividuelle Lösungsansätze zu entwickeln, um die Herausforderungen bewältigen zu können.

Stellen Sie keine überzogenen Ansprüche an das System!
Ein bekanntes Problem bei CMS-Einführungen stellen überzogene Ansprüche an das CMS dar. Campus Management Systeme sind komplexe und umfangreiche Systeme mit vielen Schnittstellen zu anderen Systemen. Wenn zusätzlich sämtliche hochschulspezifischen Modelle, Strukturen und Prozesse durch das CMS unterstützt werden sollen, kann das schnell zu einer Überfrachtung des Systems führen. Sieht man mal von einer daraus resultierenden Zeit- und Budgetausweitung ab, kann das zu unrealistischen Erwartungen und somit zu Frustration bei den Anwendern führen. Als Lösungsansatz bietet es sich an, Prozesse und Anforderungen zunächst kritisch zu überprüfen, um wirklich nur zwingend notwendige Modelle, Strukturen und Prozesse abzubilden und so die Komplexität zu reduzieren und die Erwartungshaltungen realistischer zu gestalten.

Projektfremde Themen haben nichts im Projekt zu suchen!
In der Praxis kommt es ebenfalls oft vor, dass Themen angesprochen werden, die mit dem eigentlichen Projekt nichts zu tun haben. Das Projekt wird dann als „Bühne“ missbraucht, um diese Themen zu diskutieren oder vielleicht auch mal die eigene Meinung zu äußern. Die Folge sind zeitliche Verzögerungen, da die eigentliche Aufgabenstellung in den Hintergrund rückt. Vermeiden Sie das, indem Sie eine klare Zielorientierung und Abgrenzung vorgeben. Sie als Projektleiter sind verantwortlich, projektfremde Themen so zu moderieren, dass diese differenziert betrachtet, bewertet und dort hin verschoben werden, wo sie hingehören.

Einführungsprojekte sind ein sozialer Prozess!
Einführungsprojekte und Veränderungen betreffen in erster Linie die Menschen der Organisation und stellen daher immer einen sozialen Prozess dar. Bedenken Sie hierbei, dass Menschen Veränderungen in der Regel zunächst einmal skeptisch/negativ gegenüberstehen. Dem Stakeholdermanagement kommt somit eine sehr große Bedeutung zu. Sorgen Sie dafür, dass Vertreter möglichst heterogener Organisationskulturen aus wissenschaftlichen und verwaltenden Bereichen gleichermaßen und gleichwertig in das Projekt involviert werden, um eine hohe Akzeptanz und Unterstützung für das Projekt zu erhalten. Nur wenn Wissenschaft und Verwaltung integriert sind, erhalten Sie ein CMS, das alle notwendigen Prozesse unterstützt.
Darüber hinaus sollten Sie die Kommunikation des Projekts derart gestalten und koordinieren, dass ein regelmäßiger Austausch zwischen den Projektbeteiligten erfolgt, alle Interessensgruppen fair und transparent informiert werden und auch das Hochschulumfeld ausreichend mit Informationen versorgt wird. Das ist äußerst wichtig, da mit den Veränderungen oftmals auch Verantwortlichkeiten und Aufgaben umverteilt und geändert werden. Stellen Sie durch eine detaillierte Planung, Dokumentation und proaktive Kommunikation sicher, dass Ängste der Betroffen vor den Veränderungen genommen werden können, die neuen Rollengefüge und Verantwortlichkeiten verstanden und umgesetzt werden und sich die Betroffenen an die Veränderungen gewöhnen können.

Digitalisieren Sie nicht um der Digitalisierung Willen. Digitalisieren Sie, weil Sie Ihre Organisation neu aufstellen und verbessern möchten. Hierzu ist es notwendig, Ihre Organisation nicht nur durch die IT-Brille, sondern auch durch die prozessuale Brille zu sehen und zu hinterfragen. IT und Prozesse dürfen nicht isoliert voneinander betrachtet werden. Gehen Sie Veränderungen nicht nur auf der technischen, sondern auch auf der kulturellen Ebene an. Andernfalls würden Sie Thorsten Dirks lediglich in seiner Aussage bestätigen: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.”

Vollständige Publikation “Digitalisierung allein löst keine Organisationsprobleme”

 

Kategorien: Bildung und Forschung

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